Denna text beskriver hur du får ut information om din scoutkårs medlemsavgifter, vad som fakturerats och vad som betalats. Det kan vara en god idé att läsa dem samtidigt som du tittar runt i Regina i en annan webbläsare.

För att ge scoutkåren möjlighet till överblick över vilka av kårens medlemmar som betalat avgiften finns rapportverktyg i Regina. Som kårkassör eller medlemsregistrerare kan du skräddarsy egna rapporter, men också använda de som redan finns definierade, och som svarar på de flesta frågor du kan tänkas ha.

Rapporterna finns i två varianter. En bygger på transaktioner, det vill säga när en medlem faktureras, betalar, krediteras eller debiteras – allt som påverkar medlemmens ekonomiska förhållande till scoutförbundet (vilket inkluderar till kåren och till distriktet). Den andra bygger på betalarna – de personer som ingår i systemet med medlemsavgifter. Rapporten byggd på betalare är den mest översiktliga och enklast att använda för att se vilka medlemmar som betalat sin avgift. Rapporten som bygger på transaktioner är mer detaljerad och lämpar sig för att skapa ökad förståelse om någonting verkar underligt, till exempel om den summa som betalas ut till kåren inte stämmer med förväntningarna.

För att ta fram rapporterna måste man veta vilken debitering scoutkåren ingår i, det vill säga vilken metod som använts. Varje debitering är en egen samling transaktioner. De alternativ som finns är:

1. Endast förbunds- och distriktsavgift
2. Helår: förbunds-, distrikts- och kåravgift, enhetliga
3. Helår: förbunds-, distrikts- och kåravgift, individuella
4. Termin: förbunds-, distrikts- och kåravgift, enhetliga
5. Termin: förbunds-, distrikts- och kåravgift, individuella

Till metod 2-5 hör också en motsvarande ”nollsaldodebitering”; här ligger transaktionerna för de medlemmar vars faktura slutade på noll eller på ett negativt belopp (och därmed inte skickades ut till medlemmen). En scoutkår som använde t ex metod 4 måste alltså kontrollera både debiteringen ”Medlemsavgift 2010 (DB4-VT)” och den som heter ”Nollsaldo medlemsavgift 2010 (DB4-VT)”, om kåren har rabatterat någon/några medlemmar så mycket att inte ens en symbolisk summa kvarstod.

Rapporterna skapas under fliken Ekonomi. För översiktsrapporten väljer du sedan fliken Betalare, alla. Välj debitering du vill kontrollera (om du inte ser den du söker, ställ in den översta menyn på ”Visa alla”), och välj om du vill göra ytterligare urval, till exempel att bara visa de som har betalat, de som inte har betalat eller de vars saldo ligger i ett visst intervall (ett positivt saldo betyder att medlemmen har en skuld till organisationen). Du kan också leta efter information om en viss medlem genom att fylla i namn eller medlemsnummer.

När du är nöjd med ditt urval klickar du antingen i rutan ”1. Namn” för en enkel lista eller ”2. Rapporter” för en mer innehållsrik rapport. Tryck på ”Sök”. Väljer du namnlistan får du för varje medlem veta vad som fakturerats, vad som betalats och saldo. Väljer du rapporter får du även med information om krediteringar/debiteringar (används för att korrigera felaktigheter), och en lista som lämpar sig bättre för att kopiera till Excel. För att få fram rapporten, välj ”Scoutkårens sammanställning” och sedan ”Visa rapport”.

Under fliken Transaktioner, alla (som även den ligger under Ekonomi) får du en mer detaljerad bild av alla delar som påverkar medlemmarnas fakturor; kår- distrikts och förbundsavgift, betalningar och eventuella krediteringar eller debiteringar. Även här väljer du vilken debitering du vill kontrollera och gör urval om du vill begränsa vilken information som visas. Kryssa i vilka slags transaktioner du vill ha information om – faktureringar, betalningar, krediteringar och/eller debiteringar.

I denna del kan du välja tre slags rapporter; den enkla namnlistan (”1. Namn”), den detaljerade rapporten (”2. Rapporter”) eller en sammanställning av alla transaktioner per typ (”3. Sammanfattning”).

Informationen om transaktionerna är detaljerad, men inte alltid lika enkel att förstå. Det finns fyra typer av transaktioner:

• Fakturering: kåren, distriktet eller förbundet lägger en avgift på medlemmen. De tre typerna av avgifter utgör var sina transaktioner.
• Betalning: medlemmen betalar pengar till förbundet, vilket med hjälp av OCR-numret registreras.
• Kreditering: om medlemmen inte ska betala sin avgift kan förbundet kreditera hela eller delar för att korrigera saldot. Detta görs automatiskt om medlemmen tas bort via utträdesmodulen.
• Debitering: medlemmens saldo (skuld) ökas i systemet. Detta görs bara för att korrigera felaktiga uppgifter, t ex om en kreditering gjorts av misstag.

I rapporten ”Scoutkårens sammanställning” visas alla transaktioner grupperade per medlem (eller mer exakt, per OCR-nummer). Dessvärre syns bara medlemmens namn på de rader som beskriver faktureringstransaktioner, på övriga rader är det fältet blankt. Alla belopp definiera utifrån medlemmens skuld till organisationen; en fakturering eller debitering är positiv, en betalning eller kreditering står som negativ. (Notera: en fakturering kan vara negativ i sig själv, om kåren väljer att rabattera en medlem genom att ta ut en negativ kåravgift).

Under rubriken ”Transaktion” finns den referens som noterats på transaktionen. För faktureringar är det samma text som stod på medlemmens faktura, t ex ”Kåravgift 2010 (A)”. För betalningar gjorda med OCR-nummer via internetbank är referensen ”BankGiro Import” och information om när och av vem som inläsningen gjordes. För manuella betalningar, krediteringar och debiteringar innehåller referensen information om vem som gjort inläsningen, och varför.

Om du istället för rapporter väljer det tredje alternativet, ”Sammanfattning”, ser du en sammanställning av de olika transaktionstyperna. Där kan du se hur många i kåren som fakturerats de olika avgifterna (om kåren använde flera olika), om några krediteringar har gjorts, hur många som betalat varje dag etc.

Rapportverktygen i Regina är under ständig utveckling, och vi arbetar med att ta fram mer skräddarsydda rapporter för att ge kåren all information på ett bräde. Om du saknar någon särskilt information eller vill ha hjälp med att förstå de rapporter som finns, kontakta kansliet så kan vi hjälpa dig!